ScanBridge 365 – Scan to SharePoint Online
für Microsoft 365
Viele Multifunktionsdrucker und Scanner sind technisch nicht in der Lage, Dokumente sicher und automatisiert direkt nach SharePoint Online oder OneDrive for Business zu übertragen. Moderne Authentifizierungsanforderungen, fehlende OAuth-Unterstützung und unsichere Workarounds führen häufig zu instabilen oder nicht revisionssicheren Scan-Prozessen.
ScanBridge 365 ist eine von IT REX Solutions bereitgestellte Lösung, mit der Scan-Workflows zuverlässig, unbeaufsichtigt und Microsoft-365-konform in SharePoint Online integriert werden.
Problem & Handlungsbedarf – ScanBridge 365
Kein natives Scan-to-SharePoint Online
Viele Multifunktionsdrucker und Scanner unterstützen keine direkte, stabile Anbindung an SharePoint Online oder OneDrive for Business. Scan-Funktionen enden häufig bei lokalen Ordnern oder unsicheren Zwischenlösungen.
Moderne Authentifizierung nicht unterstützt
Die meisten MFPs beherrschen weder OAuth2 noch moderne Microsoft-365-Authentifizierungsverfahren. MFA-geschützte Zugriffe auf SharePoint Online sind dadurch technisch nicht umsetzbar.
Unsichere und instabile Workarounds
Scan-to-Mail, SMTP-Basic-Auth oder lokal hinterlegte Benutzerkennwörter stellen ein Sicherheitsrisiko dar und sind langfristig nicht mehr tragfähig. Gleichzeitig fehlt häufig Transparenz bei Fehlern oder Zustellproblemen.
Cloud-only-Infrastrukturen ohne Scan-Ziel
In reinen Cloud-Only-Umgebungen existieren oft keine lokalen Server oder SMB-Freigaben mehr. Scanner finden damit kein geeignetes Ziel für eine strukturierte und automatisierte Dokumentenablage.
Fehlende Stabilität und Nachvollziehbarkeit
Ohne zentrale Steuerung fehlen Monitoring, sauberes Fehlerhandling und eine revisionssichere Ablage. Fehlerhafte oder verlorene Scans bleiben oft unbemerkt und beeinträchtigen Geschäftsprozesse.
Keine lokale Infrastruktur? ScanBridge liefert sie mit
Für Umgebungen ohne lokale Server stellt IT REX Solutions mit ScanBridge 365 auf Wunsch eine kompakte Hardware-Lösung bereit. Diese fungiert als lokales Scan-Gateway inklusive Freigaben und übernimmt die sichere, automatisierte Übertragung nach SharePoint Online.
Die Lösung: ScanBridge 365
ScanBridge 365 ist eine von IT REX Solutions bereitgestellte Scan-Gateway-Lösung für Microsoft 365, mit der lokale Scan-Quellen zuverlässig und sicher an SharePoint Online, OneDrive und Teams-Dokumentenbibliotheken angebunden werden. Die Lösung richtet sich gezielt an Unternehmen, deren Multifunktionsdrucker keine moderne Authentifizierung unterstützen und die Scan-to-SharePoint Online nicht nativ abbilden können.
ScanBridge 365 basiert auf einem klar definierten und stabilen Prozess: Dokumente werden vom Scanner zunächst lokal abgelegt und anschließend automatisiert, nachvollziehbar und Microsoft-365-konform in die gewünschte SharePoint-Struktur übertragen. Für Cloud-Only-Infrastrukturen ohne lokale Server oder SMB-Freigaben stellt IT REX Solutions auf Wunsch eine kompakte Hardware-Lösung bereit, die als lokales Scan-Gateway fungiert und alle erforderlichen Dienste und Freigaben sicher bereitstellt.
Funktionen von ScanBridge 365 im Überblick
Sichere App-Authentifizierung mit Entra ID
Die Anbindung an Microsoft 365 erfolgt über eine dedizierte Entra-ID-App-Registrierung im Client-Credential-Flow. Auf Wunsch wird das Berechtigungsmodell nach dem Prinzip „Least Privilege“ umgesetzt, z. B. mit Sites.Selected.
Unbeaufsichtigter, stabiler Betrieb
ScanBridge 365 läuft als geplante Windows-Aufgabe im Hintergrund und funktioniert vollständig ohne Benutzeranmeldung. So bleiben Scan-Prozesse auch bei Neustarts oder Wartungsfenstern zuverlässig aktiv.
Flexible Scan-Jobs & Zielstrukturen
Mehrere Scan-Quellen, Abteilungen und Zielbibliotheken können parallel definiert werden. ScanBridge 365 ermöglicht so eine strukturierte, mandanten- oder abteilungsbezogene Ablage in SharePoint Online.
Automatische Ordnererstellung in SharePoint
Erforderliche Zielordner werden bei Bedarf automatisch in SharePoint Online angelegt. Manuelle Vorarbeiten entfallen, und neue Ablagestrukturen lassen sich flexibel und skalierbar abbilden.
Archivierung & definierte Aufbewahrung
Nach erfolgreichem Upload können Scans lokal archiviert und erst nach einer konfigurierbaren Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Dadurch bleibt jederzeit nachvollziehbar, welche Dokumente verarbeitet wurden.
Robustes Fehlerhandling & Transparenz
Integrierte Retry-Mechanismen gleichen temporäre Netzwerkprobleme oder Microsoft-Graph-Throttling automatisch aus. Umfangreiche Logdateien sorgen für Transparenz und erleichtern Support und Fehleranalyse.
Dokumente automatisiert in SharePoint Online Bibliotheken scannen
Mit ScanBridge 365 scannen Sie Dokumente sicher und automatisiert von Multifunktionsdruckern direkt nach SharePoint Online. Bestehende Scan-Workflows bleiben erhalten – wir sorgen für eine stabile, Microsoft-365-konforme Umsetzung, auch in Cloud-Only-Umgebungen.
ScanBridge 365 – Betrieb, Mehrwert & Einsatzbereiche
ScanBridge 365 ist eine professionell umgesetzte Scan-Gateway-Lösung für Microsoft 365, die lokale Scan-Infrastrukturen zuverlässig mit SharePoint Online, OneDrive und Teams verbindet. Die Lösung wird von IT REX Solutions implementiert und auf Wunsch dauerhaft betreut – inklusive Hardware, falls keine lokale Infrastruktur vorhanden ist. So entstehen stabile, sichere und nachvollziehbare Scan-Workflows.
Unsere Leistungen rund um ScanBridge 365
Zentrales Scan-Gateway im Kundennetzwerk
ScanBridge 365 wird als lokales Scan-Gateway betrieben – wahlweise auf vorhandener Infrastruktur oder auf einer von IT REX Solutions bereitgestellten kompakten Hardware. Scanner und MFPs scannen per SMB auf dieses Gateway, das die sichere Weiterverarbeitung zur Microsoft 365 bzw. SharePoint Online übernimmt.
Optimiert für Cloud-Only-Umgebungen
Auch in Umgebungen ohne lokale Fileserver oder SMB-Freigaben ermöglicht ScanBridge 365 stabile Scan-Prozesse. Die bereitgestellte Hardware fungiert als lokaler Ankerpunkt bzw. Gateway und schließt die Lücke zwischen Scanner und Microsoft 365 bzw. SharePoint Online.
Klare Abgrenzung zu klassischen Scan-Lösungen
ScanBridge 365 verzichtet bewusst auf Scan-to-Mail, SMTP-Workarounds oder Cloud-RPA-Lizenzmodelle. Stattdessen sorgt ein transparenter, kontrollierbarer Datenfluss für Sicherheit, Nachvollziehbarkeit und langfristige Betriebssicherheit.
Typische Einsatzszenarien im Unternehmen
Ob digitale Poststelle, Scan-to-SharePoint für Fachabteilungen oder strukturierte Ablage in Teams- und Projektbibliotheken – ScanBridge 365 eignet sich für zahlreiche produktive Einsatzbereiche in Microsoft-365-Umgebungen.
Strukturierte Implementierung durch IT REX Solutions
IT REX Solutions übernimmt die vollständige Umsetzung: von der Analyse bestehender Scan-Workflows über die Einrichtung der Entra-ID-App-Registrierung bis zur Konfiguration der Zielstrukturen in SharePoint Online und der ScanBridge365 App.
Optionaler Betrieb, Wartung & Weiterentwicklung
Auf Wunsch übernimmt IT REX Solutions auch den laufenden Betrieb von ScanBridge 365 – inklusive Monitoring, Anpassungen, Secret-Rotation, Erweiterungen und technischer Betreuung.
Ihr Microsoft 365 Lösungspartner für moderne Apps & effiziente Prozesse
Die IT REX Solutions ist Ihr spezialisierter Partner für Microsoft 365, Cloud-basierte Apps und individuelle Entwicklungen.
Wir verbinden M365-Dienste wie SharePoint, Teams, Power Platform und Entra ID zu praxisnahen Lösungen, automatisieren Prozesse und entwickeln passgenaue Anwendungen, die Ihren Arbeitsalltag messbar effizienter machen.
Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
Ob Sie ein konkretes Anliegen haben oder eine erste Beratung wünschen, nutzen Sie gerne unser Kontaktformular oder rufen Sie uns direkt an. Gemeinsam finden wir die passende Lösung für Ihre IT-Herausforderungen.
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